Jak przechowywać materiały reklamowe?
Wszelkie materiały reklamowe powinny być przechowywane w odpowiednio przygotowanym miejscu. W przeciwnym razie szybko ulegną zniszczeniu, a firma straci setki cennych egzemplarzy. Gdzie i w jaki sposób magazynować materiały promocyjne, aby nie straciły one swoich właściwości i pozwoliły na skuteczną reklamę?
Odpowiednie warunki przechowywania materiałów reklamowych – dlaczego warto o nie zadbać?
Inwestując w materiały reklamowe do swojej firmy należy zwrócić szczególną uwagę na miejsce, w którym będą one przechowywane. Panujące w nim warunki w znacznym stopniu wpływają na ich jakość oraz żywotność.
Niezależnie od tego, czy mówimy o plakatach, katalogach czy gadżetach w postaci breloków – wszystkie materiały promocyjne powinny mieć swoje miejsce, z dala od niekorzystnych warunków zewnętrznych. Tylko wtedy zachowają one swoje właściwości fizyczne, kształt, formę oraz pierwotny kolor. Co więcej, jeżeli wszystkie materiały reklamowe umieszczone są w jednym miejscu, w razie potrzeby zawsze są „pod ręką”.
Nie trzeba ich więc zamawiać w ostatniej chwili przed spotkaniem z kontrahentem czy eventem branżowym. Odpowiednie warunki przechowywania zabezpieczają je również przed rdzą i zabrudzeniami. Ponadto, osoby trzecie nie mają wówczas do nich dostępu – możemy być więc spokojni, że nie trafią one w niepowołane ręce.
Do przechowywania materiałów promocyjnych najlepiej sprawdzają się magazyny, gwarantujące stałe warunki wilgotności i temperatury. Jeżeli w siedzibie firmy nie ma miejsca na magazyn, można wynająć go w innej lokalizacji. Ważne, aby dostęp do gadżetów był szybki i łatwy – wówczas można na bieżąco kontrolować stany magazynowe.
Czynniki wpływające na jakość przechowywania materiałów promocyjnych
Na trwałość materiałów reklamowych ma wpływ wiele czynników. Jednym z nich jest ogólna temperatura panująca w pomieszczeniu, w którym są one umieszczone. Nie może być ona ani zbyt wysoka, ani zbyt niska. Ma to szczególne znaczenie, jeśli przechowujemy materiały wykonane z delikatnych tworzyw, np. tkaniny czy papieru. Wahająca się temperatura może je uszkodzić. Istotny jest również poziom wilgotności w danym pomieszczeniu. Jeśli jest on zbyt duża, materiały promocyjne takie jak plakaty czy broszury, mogą zawilgnąć i być podatne na rozrywanie.
Powietrze z kolei uczestniczy w procesach rozkładu i utleniania. Z tego powodu papier, z którego wykonane są materiały reklamowe, może się marszczyć i odbarwiać. Kurz i zanieczyszczenia także mogą wpływać negatywnie na ich stan.
Przechowując materiały i gadżety promocyjne w magazynie lub innym pomieszczeniu, warto zwrócić uwagę również na poziom nasłonecznienia i ogólny dopływ światła. Jeżeli jest go zbyt dużo, plakaty czy katalogi płowieją, blakną i szarzeją. Miejsce, w którym są one przechowywane, powinno być odpowiednio zaciemnione.
Na ich stan ma wpływ również sam czas przechowywania. Warto pamiętać, aby nigdy nie przechowywać materiałów reklamowych w tym samym miejscu przez długi okres. Jeśli nie są one wietrzone czy wycierane z kurzu, również szybko ulegną zniszczeniu.
Wskazówki dotyczące przechowywania materiałów reklamowych
Zadbanie o optymalną temperaturę, światło oraz wilgotność pomieszczenia z materiałami reklamowymi to podstawa.
Oprócz warunków ich przechowywania, bardzo duże znaczenie ma sama logistyka. Przede wszystkim należy pamiętać o wydzieleniu lub wynajęciu odpowiedniego magazynu. Dobrym i coraz częściej wybieranym rozwiązaniem jest również powierzenie materiałów promocyjnych firmie zewnętrznej. Wówczas to ona zarządza ich prawidłowym przechowywaniem i dba o to, aby materiały zachowały wszystkie swoje właściwości.
Niezwykle istotna jest także sama segregacja gadżetów reklamowych i utrzymanie porządku w danym pomieszczeniu. W tym celu warto użyć odpowiedniej wielkości pojemników, a te ustawić na specjalnych regałach. Dzięki temu dostęp do materiałów jest znacznie łatwiejszy, a zanieczyszczenia, wilgoć czy intensywne światło nie mają do nich dostępu.
Niezbędne może się okazać także wprowadzenie w magazynie zasad logistycznych, np. FIFO czy LIFO. Metody te służą do wyceny posiadanych produktów i ich rozchodu. Pierwsza z nich – najpopularniejsza i najprostsza – opiera się na księgowaniu rozchodu towarów od tego, który przyjęto do magazynu najwcześniej. LIFO polega z kolei na księgowaniu od ostatniej przyjętej jednostki.
Nie należy zapominać o specjalnych oznaczeniach – zarówno na półkach i regałach, jak również na pojemnikach i opakowaniach zbiorczych. Można to zrobić za pomocą specjalnych samoprzylepnych etykiet.
Konieczne może się okazać również prowadzenie ewidencji materiałów. Dzięki niej wiemy, jakie materiały reklamowe trzeba w danym momencie domówić. Ponadto, ważne jest regularne kontrolowanie dostępu do magazynu i zadbanie o bezpieczeństwo przechowywanych w nim materiałów.
W POLINAL® tworzymy na zamówienie trwałe, wysokiej jakości materiały reklamowe dla firm. Jeśli dodatkowo są one przechowywane w prawidłowy sposób, z powodzeniem przetrwają lata!